浅谈法院信访档案的管理

张智涛


　　信访机关在处理人民群众来访工作中直接形成并集中存在起来的具有文字、图表、声像等真实记录。信访档案的管理是信访工作的一项重要而基础的工作，它的完整性直接关系到以事实为依据的信访工作的客观公正性。目前，国内有关的信访法规中，对信访档案的收集、整理、归档和管理等工作尚无具体的规定和明确的规范，而只是对丢失、隐匿、擅自销毁信访档案材料的事后处理明确了相应的法律责任。为此，笔者试对如何进一步规范信访档案工作进行探讨。

一、了解信访档案的特点，为信访工作全过程服务

　　信访档案与信访工作息息相关，是一种专门档案，它是信访活动的真实历史记录，在国家档案中占据特殊地位。除具有一般文书档案的原始记录性、信息性、凭证性、价值性等特点外，还具有自身公正性的特点。一是信访档案是信访工作全过程的重要记录。它不仅是信访工作活动真实的历史记录，也是群众信访案件处理的重要历史资料，是信访工作有形资产的依据和证明，更是信访工作中一种无形资产的依据和证明。所以说，信访档案是信访工作管理和处理事务过程中形成的原始性、记录性、知识性、信息性的 重要信息资源。二是信访档案是信访工作全过程的详实记录。一份完整的信访档案，详实地记录了信访问题发生的时间、地点、事情的经过以及关联的人物，不仅有信访人和机关的印信，而且有主管机关的调查处理经过和结论，上级机关的批复和当事人对处理结论的态度，保留着真实的历史标记。

二、提高对信访档案工作作用的认识，为信访工作规范化建设服务

　　一是信访档案工作是信访工作中一项不可缺少、不能替代、不容忽视的基础性工作。通过查阅信访档案，可使领导掌握有关的历史资料，了解信访工作规律，便于对现实问题做出正确的分析和判断，同时也为贯彻有关政策和规定、指导工作提供了历史依据和处理问题的借鉴案例。二是信访和各党政机关、社会团体和企事业单位在各个时期、各个阶段指导和开展信访活动的情况，其中既有成功的经验，又有失败的教训。充分借鉴和利用信访档案材料，关于从历史经验教训中汲取知识养料，不仅有利于当前工作的顺利开展，也有利于今后工作的统筹安排，为创造一个有利于经济社会协调发展的良好环境提供条件。三是信访档案中不仅有信访者书写的材料，而且有组织的调查处理经过和结论，对现实同类问题具有借鉴作用，对处理重信重访、越级信访、申诉信访等是不可缺少的依据。特别是在处理历史遗留信访老案时，由于机构更迭，人事变迁，仅靠大概回忆和口头介绍都无液晶于事，只有借助于信访档案处理问题，以信访档案为可靠依据，才能有效避免随意性，减少失误。只有完整齐全的信访档案，才可以变“死档案”为“活证据”，从根本上解决问题。

三、做好信访档案的归档工作，为信访工作打下良好基础

　　信访档案分案件档案和文书档案两类。案件档案即信访部门对一件信访问题从接待、调查、核实、处理等全过程中形成的具有保存价值的归档案卷；文书档案则是信访部门在工作中自身形成的和上级下发的业务性文件和资料等各种文书材料的归档卷宗。一是把以纸质为载体的信访事项，通过收集、整理、加工等程序，按每件信访事项受理的编号顺序，用专门的档案装具（盒、柜）存放。每件信访档案材料的排列次序一般为：领导批示、请示、处理单、调查报告、调查过程中的有关材料、原始信访件、信封。二是对数字信访档案归档，就是对以光盘、硬盘、优秀等新型介质为载体的信访档案进行归档。应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联，在数字信访档案与传统信访档案之间，建立准确、可靠的标识关系，按照年度、类目进行打压缩包，拷贝至新型介质上，并贴上标签存档。这样，通过建立数字信访档案，既可以提高档案的利用效率，又可以减少借阅过程中对纸质档案的人为磨损。

四、加强信息化建设，实现信访档案信息资源共享

　　一是收集电子文件。随着办公造化的普及，各信访部门都产生了大量的电子文件，将这些电子文件以虚拟全宗形式集中起来，也就成为信访档案信息化建设的一个主要途径。为此，信访档案机构必须加紧研究电子文件的接收、保管、利用的技术手段和方法，为实际工作提供理论依据。二是纸质信访档案的数字化。目前，信访档案多以纸质档案为主，为实现档案信息资源的共享，对纸质档案进行数字化势在必行。各信访档案机构应扬长避短，充分利用所藏档案信息资源的优势，优先对有特色的和利用率较高的档案进行数字化。三是构建信访档案信息数据库。信访档案信息数据库的建设主要包括以下几个方面的内容：档案案卷级目录的建设、档案文件级目录的建设、档案全宗级目录的建设、专题档案目录建设和档案全文信息数据库建设等。建立高质量的信访档案信息数据库，要保证具有较完备的档案信息资源，做好信访档案的收集和整理工作。收集整理是利用档案的先行条件，收集的目的就是为了集中统一保管，维护案件之间完整，保持历史真实面貌，以便更好地进行信息化建设。

五、加强信访档案保护工作，为社会稳定服务

　　维护信访档案的完整和安全是档案管理工作的基本要求，档案管理的目的是为了提供利用，因此既不能片面强调保护档案而不考虑利用方便，同时也不能只顾一时利用方便，不考虑档案的保护，而影响档案长远利用。在实际工作中，管理利用既有矛盾又有一致性，这就要求我们档案工作者在信访档案管理上必须做到“十防”：一是防盗，要设置专用铁柜进行保管；二是防破坏，防止人为造成对档案的损坏；三是防火，及时排除一些火灾隐患；四是防水，杜绝淋湿、浸泡现象；五是防尘，灰尘和烟尘不宜太浓；六是防潮，按标准规定相对湿度在50%--60%为宜，过度潮湿可使档案形成纸砖；七是防霉变，以往档案中多使用糨糊粘补，易形成档案蛀虫；八是防鼠，定期放置鼠药以防老鼠咬伤档案；九是防虫，定期在柜子中放置樟脑球，定期喷洒虫剂，以达到杀菌作用；十是防光，强烈的紫外线可使档案褪色，纸张也会变黄发脆，损害档案寿命。




安徽省合肥市人民政府


关于印发合肥市市级排污费征收及环境保护专项资金使用管理办法的通知

　


各县、区人民政府，各开发区管委会，市直有关部门:

　　《合肥市市级排污费征收及环境保护专项资金使用管理办法》，已经市政府第85次常务会议审议通过，现印发给你们，请遵照执行。



二○一一年八月十九日



合肥市市级排污费征收及环境保护专项资金使用管理办法

　　第一章　总　则

　　第一条　为进一步加强和规范市级排污费征收及环境保护专项资金使用管理，做到排污费应收尽收，提高资金使用效益，根据国务院《排污费征收使用管理条例》（国务院令第369号）、《排污费资金收缴使用管理办法》（财政部、原国家环保总局令第17号）等规定，结合我市实际，制定本办法。

　　第二条　本办法适用于本市市级排污费的征收及环境保护专项资金（以下简称专项资金）的使用管理。

　　第三条　征收的排污费纳入市财政预算，实行专项资金管理。

　　第四条　市财政局负责专项资金收支预算管理，与市环保局、市发改委根据年度排污费收缴情况及年度环保治理重点来安排专项资金的使用，对项目资金使用情况进行监督检查。

　　市环保局负责市区范围内排污费征收的组织管理和全市排污费稽查；负责专项资金项目的征集，组织专家筛选项目，提交市发改委立项；对专项资金使用项目实施情况进行监督检查。

　　市发改委负责对全额使用专项资金的污染治理项目进行立项审批；对专项资金使用项目进行资金申请报告的审核。

　　市重点工程建设管理局负责政府全额使用专项资金的公共污染防治项目建设工作。

　　市监察局负责排污费征收、专项资金使用及项目验收公示意见等监督检查工作。

　　市审计局负责对排污费收支情况进行审计。

　　市招管局等其他部门根据各自职责协助做好相关工作。

　　第五条　市环保局会同市发改委、市财政局制定专项资金使用项目实施年度计划。

　　第六条　专项资金实行专款专用，全部用于环境污染防治，任何单位和个人不得截留、挤占或挪用。

　　第二章　排污费的征收

　　第七条　直接向环境排放污染物的单位和个体工商户（以下简称排污者），应当依照《排污费征收使用管理条例》和《排污费征收标准管理办法》（原国家发计委、财政部、原国家环保总局、原国家经贸委第31号令）的规定缴纳排污费。

　　排污费的征收、使用应当严格实行“收支两条线”，征收的排污费一律上缴市财政。

　　第八条　排污费征收种类包括污水排污费、废气排污费、噪声超标排污费及危险废物排污费等。

　　第九条　排污者应当按照环境保护相关法律规定，向有管辖权的环保局申报排放污染物的种类、数量，并提供有关资料。

　　第十条　排污费征收数额由市环保局委托第三方机构进行核定。排污费征收核定第三方机构应当通过招标方式选择产生，具体管理办法由市环保局会同有关部门另行制定。

　　排污费征收核定第三方机构应当按照原国家环保总局《关于排污费征收核定有关工作的通知》（环发〔2003〕64号）等规定，于每月或者每季终了后7日内，核定排污者应交纳的排污费金额，并将核定情况报送市环保局，作为排污者的缴费依据和市环保局的收费依据。

　　市环保局应当将排污者应缴纳的排污费数额通过公共媒体或政府网站予以公告，公告期限不少于7日。

　　第十一条　排污费按月或者按季收缴。除装机容量30万千瓦以上的电力企业排放二氧化硫的排污费由省人民政府环境保护行政主管部门核定、收缴外，其他排污费按照属地征收的原则和对排污者的管辖权限，由相应的环保部门负责收缴。

　　第三章　项目库的建立

　　第十二条　建立和完善环境保护专项资金项目库（以下简称项目库）。

　　市环保局应当结合环境特点和环境保护需要，研究拟定环境污染防治重点，提出使用专项资金项目，建立市级项目库。

　　本市范围内具有独立法人资格，有健全的财务核算和管理体系的机构和企业或者向市环保局缴纳排污费的企业，其污染防治项目，均可申请列入市级项目库。

　　国控、省控企业和市属单位污染物防治项目，由项目单位直接向市环保局申请列入市级项目库。
县、区（开发区）环保和财政部门可以从本级项目库中，按照规定条件择优选择部分项目统一申报列入市级项目库；市环保局会同市财政局对县、区（开发区）申报的项目进一步筛选后，录入市级项目库，实行分类动态管理。

　　第十三条　未纳入市级项目库的项目，专项资金年度计划原则上不予安排。

　　第四章　专项资金的使用范围

　　第十四条　专项资金主要用于以下项目：

　　（一）重点污染源防治项目。包括技术和工艺符合环境保护及其他清洁生产要求的重点行业、重点污染源防治项目。

　　（二）公共污染防治项目。包括饮用水源地污染防治项目、循环经济示范项目、绿色创建项目、生态示范建设项目、农村小康环保行动计划项目、重大环境安全隐患项目等。

　　（三）污染防治新技术、新工艺的推广应用及示范项目。主要用于污染防治新技术、新工艺的研究开发以及资源综合利用率高、污染物产生量少的清洁生产技术、工艺的推广应用。

　　（四）环境监管、监测能力建设项目。包括应对突发性环境污染事件的能力建设项目、环境监管和监测标准化建设及能力提升项目、环境保护技术支撑项目等。

　　第十五条　专项资金不得用于以下项目：

　　（一）不符合国家产业政策、环保政策、技术政策的落后生产工艺、产品、技术项目；

　　（二）属于新、扩建项目要求同时设计、同时施工、同时投产使用的环境保护设施（即“三同时”项目），或者属于“三同时”配套应建而长期未建的项目；

　　（三）没有配套资金来源的企业污染治理项目；

　　（四）环境卫生、绿化等城市基础设施建设以及与污染防治无关的其他项目。

　　第十六条 专项资金优先支持“先建后补”项目。“先建后补”项目应当符合下列规定：

　　（一）符合本办法第十四条、第十五条的规定；

　　（二）不属于政府全额使用专项资金的项目；

　　（三）项目已经建成运行或者试运行；

　　（四）项目建成后须经专家评审，具有明显的环境、经济、社会效益和示范作用。

　　第五章 资金使用申请和拔付程序

　　第十七条 各县、区（开发区）区域性污染防治项目与所管辖企业的污染治理项目，由各县、区（开发区）环保、发展改革、财政部门从本辖区列入市级项目库的项目中筛选，于每年1月底前联合向市环保局提出当年度专项资金使用申请。

　　国控、省控企业和市属单位于每年1月底前直接向市环保局申报当年度使用专项资金的项目，所报项目须从市级项目库中选取。

　　申请使用专项资金的项目由市行政服务中心环保局窗口受理。

　　第十八条　专项资金使用申请应当提供以下材料：

　　（一）申请报告。内容包括企业名称、项目名称、项目主要内容、投资、建设地点、环境效益等。

　　（二）项目可行性研究报告或设计方案。

　　（三）项目配套资金承诺函及相关证明。

　　（四）属污染防治新技术、新工艺的推广应用及示范项目的，应提供新工艺和新技术的证明材料。

　　（五）其他需要提供的材料。

　　第十九条　市环保局组织专家对申报项目进行评审并会同市发改委、市财政局进行项目立项审核或资金申请报告审核，确定专项资金使用方案。资金使用方案应当由市环保局在公共媒体或者政府网站予以公告，公告期限不少于7日。公告无异议后由市环保局、市财政局联合下达专项资金使用计划。

　　第二十条　市财政局根据资金使用计划和项目进度拨付资金，专项资金的拨付按预算资金管理有关规定执行。

　　对于使用资金额度较大或启动资金困难的项目，在项目开工时，拨付50%使用资金；在污染治理项目竣工并验收合格后，将剩余50%使用资金拨付到位。

　　对“先建后补”的项目，污染治理项目竣工并验收合格后一次拨付资金。

　　第六章　监督检查和验收

　　第二十一条　专项资金项目的承担单位应当严格执行有关财务和会计制度，落实工程各项管理制度，严格执行项目招投标制、合同制、监理制、报账制，确保项目进度和质量；并接受环保、财政和审计部门的监督检查。

　　第二十二条　建立专项资金项目进展情况报告制度。专项资金项目的承担单位应当按月向市环保局和市财政局报告项目进展情况，内容包括项目实施进展和成效、招投标情况、配套资金到位情况、资金使用情况及项目管理措施等。

　　第二十三条　专项资金项目的承担单位有下列情形之一的，按照《排污费征收使用管理条例》、《财政违法行为处罚处分条例》等有关规定处理，并取消使用计划、停止拨付或者收回使用资金：

　　（一）提供虚假情况，骗取使用资金的；

　　（二）截留、转移、侵占或者挪用使用资金的；

　　（三）配套资金不能到位的；

　　（四）污染防治工程项目未按国家规定进行招投标或政府采购的；

　　（五）排污单位有违反环保法律法规行为的、不按照规定及时足额缴纳排污费的；

　　（六）违反财经纪律，不按规定用途使用资金的；

　　（七）项目建设质量不符合规定要求的；

　　（八）项目因主观原因未按时开工或竣工验收的。

　　第二十四条　建立专项资金项目验收制度和验收结果公示制度。专项资金项目验收由市环保、财政等相关部门的人员及专家组成验收小组，根据建设方案对工程质量、资金管理和使用情况、环境效益和社会效益等做出全面评价，形成验收意见。农村污染治理项目应当征求所在地村委会意见。
验收结果由市环保局、市财政局在公共媒体或政府网站予以公告，公告期限不少于7日。

　　第二十五条　市环保局、市财政局对专项资金项目的申报、评审及验收等资料及时归档，做到“一项目一档案”。

　　项目单位应当按照规定对项目建设资料进行归档，做到资料真实、完整。

　　第七章　附　则

　　第二十六条　县、区级环保专项资金的使用管理可参照本办法执行。

　　第二十七条　本办法自发布之日起施行，有效期3年。