民政部办公厅


民政部办公厅关于印发《民政部机关公文处理实施细则》的通知
1994年1月26日，民政部办公厅

各司（局）：
为落实国务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知（国办发〔1993〕81号），提高部机关公文处理的质量和效率，我们制定了《民政部机关公文处理实施细则》，并经一九九四年一月二十日部务会议讨论通过。现印发给你们，请遵照执行。

民政部机关公文处理实施细则
为了严格执行国务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处理办法》（国办发〔1993〕81号），使我部公文处理工作更加规范化、制度化，特制定本实施细则。
一、公文划分
我部公文划分为部、厅两级八种公文。
（一）民政部令
发布行政规章。
（二）民政部文件
1．发布民政工作方针、政策、决定、决议和其他规定性的通知等。
2．印发党和国家领导人对民政工作的指示和部领导在全国性重要会议上的报告。
3．印发全国性重要会议形成的文件。
4．发布民政工作中、长期规划。
5．印发经国务院批准同意的民政部请示、报告。
6．通报全国民政系统的表彰、批评、奖惩等事项。
7．转发其他部委与民政事业有关的政策法规性文件。
（三）民政部报告
向党中央、国务院报告工作、反映问题、提出建议。
（四）民政部请示
向国务院请示指示和批准有关事项。
（五）民政部函件
1．以民政部名义与平行机关或不相隶属机关之间互相商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门申报和请示批准有关事项；向民政系统下发知照性公文；其他需以民政部名义履行手续的行文。
2．批复经国务院批准的县级行政区划变更、地名变更和其他民政业务职权范围内的请示类公文。
（六）民政部办公厅文件
1．印发民政部机关有关规章制度。
2．印发部领导、部务会议、部长办公会议作出的需要贯彻执行的事项。
（七）民政部办公厅函件
1．转发各地民政部门重要的对全局有指导意义的典型经验。
2．以办公厅名义与平行机关或不相隶属机关商洽工作，询问和答复问题，向有关部门申报和请求批准有关事项。
3．下达以部名义组织的活动和召开会议的通知。
4．处理答复全国人大代表建议和政协委员提案。
（八）民政部任免通知
二、公文格式
公文格式包括标题、公文编号、秘密等级、紧急程度、主送机关、抄送机关、正文、附件、发文单位、印章、发文时间、主题词等。
（一）标题
公文标题由发文机关、事由、文种三部分组成（使用带民政部眉头的公文纸，一般不写发文机关）。标题应当准确简要地概括公文的主要内容，文种使用要恰当。在标题中，除法规性公文外，一般不加书名号。
（二）发文编号
发文编号由机关代字、业务类别、年号、顺序号组成，并按上述先后顺序排列，几个机关联合发文，只标明主办机关发文编号。除报告和请示外，发文编号一律编在红线之上、文头（眉头）之下中间位置。报告和请示的发文编号编在左边，右边是签发人。部、厅发文统一由办公厅秘书处编号。
我部八种公文格式的发文编号是：
民政部报告，编民×报〔××××〕×号
民政部请示，编民×字〔××××〕×号
中华人民共和国民政部令，只编年号和序号，不编机关代字和业务类别。其格式包括发布机关、年号、序号、法规名称、通过或批准日期、发布日期和签署人等项内容。
民政部文件，编民×发〔××××〕×号（会签文，民政部主办，民政部排在前面，编民政部文号）
民政部函，编民×函〔××××〕×号。为了查找利用方便，以下事项发文使用民政部函格式，另行编号：批复县级行政区划变更和地名变更；批复成立社团组织、批烈和处理其他民政业务方面的请示类事项编民×批〔××××〕×号。
民政部任免通知，编民干字〔××××〕×号。
民政部办公厅文件，编民办发〔××××〕×号。
民政部办公厅函，编民办函〔××××〕×号。
（三）秘密等级
有保密内容的公文应划分秘密等级。秘密等级分“绝密”、“机密”、“秘密”，在公文首页左上角上分别标明。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。确定密级时，应严格按照《民政工作中国家秘密及其范围的规定》执行。
（四）紧急程度
紧急公文应当标明“特急”、“急件”。
（五）主送机关
主送机关应当写全称。
（六）发文单位
一般用规范化简称：“民政部”或“民政部办公厅”。与其他单位联合发文时，如民政部主办，民政部则应排列在前。
（七）附件、注释
附件名称应在正文之后成文日期之上注明；注释写在日期之后。
（八）印章
以民政部或民政部办公厅名义正式行文应一律加盖印章。联合向上级机关上报的非法规性文件，只由主办机关加盖印章。
（九）主题词
正式行文应一律标注主题词。上报党中央、国务院的文件分别使用中共中央办公厅编制的《公文主题词表》、《国务院公文主题词表》；其他文件使用《民政部公文主题词表》。
（十）发文时间
以文件签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关签发的日期为准。
（十一）公文的用纸一般为16开型（长260毫米、宽184毫米），由办公厅统一制作。
（十二）以上几种公文格式，详见附件1－9。
三、行文规则
（一）我部可以向党中央、国务院及其各部门和各省、自治区、直辖市人民政府及其各部门以及我部直属单位行文。
（二）部办公厅可以向国务院办公厅、国务院各部门办公厅和省、自治区、直辖市人民政府各部门以及我部直属单位行文。
（三）部、厅两级可与同级机关联合行文。
（四）不越级行文，因特殊情况需要越级行文时，应抄报越过的机关。
（五）向上级机关的请示、报告，不要同时发下级单位；向下级单位的重要行文，应抄报上级机关和抄送有关平行机关。
（六）向上级机关的“请示”应当一文一事，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。“请示”一般不得直接写给个人。
（七）给上级机关的“报告”中不得夹带请示事项。
四、公文办理
公文办理包括公文制作、收发文办理。
（一）公文制作
公文制作包括拟稿、核稿、签发、编号、打印、校对、紧急公文办理等过程。
1．拟稿
（1）拟稿一律使用我部办公厅统一印制的发文稿纸，使用钢笔或毛笔书写。视条件，逐步使用微机打印文稿。
（2）文稿内容要情况属实，观点明确，中心突出，提出的要求和措施要切实可行。
（3）文稿要简短、精炼，层次分明，条理清楚，结构合理，用词用字准确，标点符号正确，使用简称时要使用规范化简称，不要用生癖字词。
（4）引用公文，应先引标题后引文号。
（5）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
（6）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）、”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
（7）文内使用简称，一般应先用全称，并注明简称。
（8）文稿涉及有关单位主管业务，要主动会签。如有关单位有不同意见，要加以说明。
2．核稿
（1）审核程序。凡以部、厅名义的行文，除紧急公文外，文稿拟好后，要经司（局）办公室主任初核，司领导复核，办公厅秘书处再核，然后送厅领导审核（签发），最后送部领导审定签发。拟稿人、审核人、签发人需注明签字时间。
（2）审核内容。①是否需要行文，以什么名义行文；②标题是否准确地反映了文稿内容，文种格式是否符合本细则的规定；③是否符合党和国家的方针政策和有关规定；④和我部以前所发文件有无矛盾；⑤提出的政策界限、要求和措施是否明确具体、切实可行；⑥涉及有关部门的问题是否经过会签、意见是否一致；⑦文字表达是否准确，句子是否通顺，标点符号是否正确；⑧是否提请一定的会议讨论。
3．签发
（1）民政部请示、民政部报告、民政部令和综合性的民政部文件由部长签发。除民政部令外，部长不在时，由主持日常工作的副部长签发。
（2）单项业务的民政部文件、重要的民政部函由主管副部长签发。
（3）一般性的民政部函和办公厅文件、办公厅函由办公厅主任签发。个别重要的应报请主管副部长核发。
（4）签发公文时，主签人应当明确签署意见，并写上姓名和签发时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。
4．编号
公文按管理权限由部、厅领导签发后，拟文单位须交秘书处统一编号登记，方可付印。
5．文印
打印文件，应分清轻重缓急，严格按照公文格式印制，做到准确、迅速、整洁、美观。
6．校对
部、厅发文由承办单位负责一校，文印中心负责二、三校。校对人员要认真负责，严格把关。校对应用国家出版局1981年公布的校对符号，不能乱用。校对人员不允许擅自修改文稿，如确需修改时，必须报请签发人同意。
7．紧急公文办理
因时限要求紧急而无法按正常程序办理的急件和特急件，可采取特殊的办理程序。
特急件办理，可直接送部领导签发后办理编号登记、印发手续。但承办单位必须对公文质量负责。
急件的办理，应送办公厅核稿，并在文稿上注明时限要求和送核的日期和时间，由办公厅按时限要求办理。
（二）收文办理
收文办理包括签收、拆封登记、分发、拟办、催办等环节。
1．签收、登记、分发。
外单位送我部的文电资料统一由秘书处按规定签收、拆封、登记、分发。
凡封面写明民政部、民政部办公厅、民政部领导、部长办公室的信件、电报，由秘书处拆封、登记、分发；封面写明××部长的，直接送部领导秘书；封面写明×司（局）或个人的，直接送×司（局）或个人；信访信件送信访处。
2．注办、拟办
凡需我部办理答复的公文，属于党中央和国务院及其领导的批办件、查办件，办公厅秘书处都要填写公文处理单，送厅领导批办。
属于征求意见、询问和了解政策、请示批准区划变更、成立社团组织和批烈的，由秘书处注办（即加盖“请×××司办”章）后，送承办单位办理。需要两个以上司局共同办理的，注办时，由秘书处处长提出拟办意见，送办公厅领导批办。
3．催办
凡需我部办理答复的公文、部领导交办事项，办公厅秘书处和各承办单位都要登记清楚，列入催办范围，及时催办。秘书处负责党中央、国务院及其领导的交办件、批办件，各地民政部门的请示件，各有关单位的商办件的催办。
部长、副部长秘书负责部长、副部长直接交各业务司局办理的公文的摧办。
分到各单位的公文，由各单位办公室负责催办，并将办理情况及时告秘书处。
各承办单位接到办文后，要立即研究，指定专人抓紧办理，不能延误。紧急的办文，要7天内办理完毕；一般的办文，要15－20天内办理完毕；有时限要求的，要按时限要求办理；因故不能按照办理完毕的，要向办公厅说明情况；因故不能办理的，要附说明及时退办公厅秘书处。
（三）发文办理
发文办理除整个公文制作过程外，还包括盖章、封发等环节。
1．盖章
公文一律加盖公章。文秘室盖章时，必须凭由部、厅领导签发的原稿盖章。
2．封发
以部名义行文的发文和办公厅文件的发文，由秘书处文秘室装封后，送收发室发出。
办公厅函由承办单位装封后，送收发室发出。
收发室对发往各地的信件，要每天送发一次。急件和特急件要随时送发。
五、立卷归档
（一）部和司局的文件、材料，由各主办单位的办公室统一立卷。
（二）部领导的报告、重要公务信件、工作视察中的讲话、录音、照片、题词等，由秘书处立卷。
（三）各单位要认真执行中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》的规定，严格文件管理，每年办理完毕的文件，要齐全完整地组成案卷，按时向档案资料处归档。
（四）档案案卷格式要按国家技术监督局发布的《文书档案案卷格式》执行。
本细则自发布之日起施行。1989年9月1日部务会议通过的《民政部机关公文处理实施细则》同时废止。


山东省菏泽市人民政府


菏泽市人民政府关于印发菏泽市城市建设档案管理办法的通知

菏政发〔2009〕30号


各县区人民政府，市政府各部门，市属各企业，各大中专院校：
　　《菏泽市城市建设档案管理办法》已经市政府第15次常务会议研究通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

二○○九年九月八日

菏泽市城市建设档案管理办法

　　第一章 总 则
　　第一条 为了加强城市建设档案管理，充分发挥城市建设档案在城市规划、建设、管理和城市应急公共安全体系中的作用，根据《中华人民共和国城乡规划法》、《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》、建设部《城市建设档案管理规定》等法律、法规、规章，结合我市实际，制定本办法。
　　第二条 本办法所称城市建设档案（以下简称城建档案）是指在城市规划、建设和管理中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、图片、声像等各种载体的文件材料。
　　第三条 本办法适用于本市行政区域内城建档案的报送、接收、收集、保管、利用和管理。
　　条四条 市、县人民政府应当加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业的建设纳入城市建设发展规划，使城建档案建设与城市发展相适应。
　　第五条 市规划行政主管部门负责全市城建档案的统一管理工作；县建设行政主管部门负责本辖区内城建档案的管理工作。
　　市城建档案馆具体负责本市市区城建档案以及市级以上重点建设工程档案的接收、收集、保管和利用；县城建档案馆（室）具体负责本辖区城建档案的接收、收集、保管和利用。　
　市、县档案行政主管部门对城建档案管理工作，进行监督指导。　　
　　第二章 城建档案编制与报送
　　第六条 市、县城建档案馆（室）负责接收下列城建档案：
　　（一）城市建设工程档案：　
　　1.工业、民用建筑工程档案，包括工矿企业，办公、商业用房，学校、医院、文化体育场所，住宅小区等建筑工程档案；　　
　　2.市政基础设施工程档案，包括道路、排水、桥涵、隧道、水质净化厂、城市照明、泵站、大型停车场等工程档案；　　
　　3.公用基础设施工程档案，包括供水、供气、供热、供电、通讯、广播电视等工程档案；　　
　　4.交通基础设施工程档案，长途汽车客运站、码头等工程档案；　　
　　5.园林绿化、风景名胜建设工程档案，包括公园、绿地、苗圃、纪念性建筑、名人故居、名胜古迹、古建筑、有代表性的城市雕塑等档案；　　
　　6.市容环境卫生设施建设工程档案，包括垃圾粪便处理场、大型垃圾转运站、公共厕所等工程档案；　　
　　7.城市防洪、抗震和环境保护、人防工程档案（人防指挥所及军事保密工程档案除外）；　　
　　8.乡镇公用设施、公共建筑规划建设工程档案；　　
　　9.军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。　　
　　（二）城市规划、勘测、市政、园林、环卫等城市建设专业管理部门形成的业务管理和技术档案。　　
　　（三）有关城市规划、建设、管理方面的政策、法规、计划、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。　　
　　第七条 本办法第六条（一）中的建设工程档案，由建设单位会同勘察、设计、施工、监理单位负责编制，并于工程竣工后三个月内向有关城建档案馆（室）报送。
　　本办法第六条（二）中的业务管理和技术档案，在本单位保管、使用一至五年后向有关城建档案馆（室）移交。　
　　本办法第六条（三）中的基础资料，由市、县城建档案馆（室）负责收集，有关单位应当予以配合。　　
　　第八条 地下管线工程覆土前，建设单位应当委托具有相应资质的工程测量单位，按照《城市地下管线探测技术规程》（GJJ61）进行竣工测量，以形成准确的竣工测量数据文件和管线工程测量图。
　　第九条建设单位在地下管线工程竣工验收备案前，应当向所属城建档案管理机构移交下列地下管线资料：
　　（一）地下管线工程项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图；　
　　（二）地下管线竣工测量成果；　　
　　（三）其他应当归档的文件资料（电子文件、工程照片、录像等）。　　
住宅小区、厂矿区、校区及机关单位区域内的地下管线工程，由建设单位或产权单位汇总后与房屋建设工程档案一并移交所属城建档案管理机构。　　
　　第十条 城市供水、排水、燃气、热力、电力、通信等地下管线专业管理单位应当及时向城建档案管理机构移交地下管线专业图纸。
　　对于更改、报废、漏测的地下管线工程，地下管线专业管理单位应当及时修改补充地下管线专业图纸资料，并及时向所属城建档案管理机构移交。　
　　第十一条 工程测量单位应当及时向城建档案管理机构移交有关地下管线工程的1：500城市地形图和控制成果。
　　第十二条 城建档案管理机构应当绘制城市地下管线综合图，并及时接收普查和补测、补绘所形成的地下管线成果，建立城市地下管线动态管理系统。
　　城建档案管理机构应当依据地下管线专业图等有关的地下管线工程档案资料和工程测量单位移交的城市地形图和控制成果，及时修改城市地下管线综合图，完善城市地下管线信息系统。　
　　第十三条 对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织设计、施工、监理单位据实修改、补充和完善建设工程档案。凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制建设工程竣工档案，并在工程竣工验收后三个月内向所属城建档案管理机构报送。
　　停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。撤销单位的建设工程档案，应当向上级主管部门或城建档案管理机构移交。　
　　第十四条 编制和报送建设工程档案，应当遵循下列规定：
　　（一）资料齐全，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图；　
　　（二）资料真实、准确，并按《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）进行整理；　　
　　（三）建设工程档案完整、系统、字迹清楚、图面整洁，纸张优良，规格统一，并由编制单位技术负责人签字；　　
　　（四）绘制工程竣工图，应当采用统一坐标系、高程系实测数据，工程竣工图与工程实体相符，并加盖竣工图章；　　
　　（五）隐蔽工程档案附有重要部位状况的图片或录像且图物相符，建设单位应当委托具有测绘资质的单位进行竣工测量并形成竣工测量资料；　　
　　（六）编制和报送的城建档案应当是原件，并符合国家档案案卷质量标准。　　
第三章城建档案管理与利用
　　第十五条 列入城建档案接收范围的建设工程，建设单位在办理《建设工程规划许可证》时，应当与城建档案管理机构签订《建设工程档案移交合同书》。
　　城建档案管理机构在与建设单位签订《建设工程档案移交合同书》时，应当将需报送的工程档案资料和技术要求一次性告知建设单位。　
　　第十六条 建设单位在组织建设工程竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，预验收合格的，由城建档案管理机构出具《建设工程档案预验收意见书》，作为工程档案预验收认可文件。
　　工程竣工验收备案机关在办理竣工验收备案时应当查验工程档案预验收认可文件。　
　　第十七条 建设工程竣工后，建设单位应当将工程竣工档案按规范要求移交城建档案管理机构，并领取《山东省建设工程档案合格证》。
　　房屋登记部门在进行房屋登记时，应查验开发项目竣工综合验收备案手续，查验《山东省建设工程档案合格证》。凡未经竣工验收备案、未取得建设工程档案合格证的项目，房屋登记部门不得受理。　
　　第十八条 凡在城市道路、道沟、各种地下管线附近进行开挖、爆破、钻探等施工活动的，建设单位在申请领取《建设工程规划许可证》前，应当到城建档案管理机构查询施工地段的地下管线工程档案资料，以了解该施工地段地下管线的现状资料。
　　第十九条 施工单位在施工中发现有未建档案的管线，应当通过建设单位及时向当地政府规划行政主管部门报告。
　　规划行政主管部门接到报告后，应当查明未建档案管线的性质、权属，责令地下管线产权单位测定其坐标、标高及走向，地下管线产权单位应及时将有关资料向城建档案管理机构报送。　
　　第二十条 城建档案馆（室）的设计应当符合档案馆（室）建筑设计规范要求。保管城建档案应当具有专门库房，配备防盗、防火、防晒、防渍、防尘、防有害生物的必要设施，对损坏和变质的档案应当及时抢救、修复，确保城建档案的安全完好。
　　第二十一条 城建档案管理机构应当建立健全科学的管理制度，依法做好城建档案的接收、整理、鉴定、统计、保管、利用和保密工作。
　　城建档案管理机构应当积极应用纸质档案数字化技术，不断提高城建档案管理数字化水平。　
　　第二十二条 城建档案管理机构对馆藏的城建档案资源应当依照城建档案的有关规定积极开发利用，为城市规划、建设、管理和城市应急、公共安全等提供可靠的档案服务。
　　城建档案管理机构向社会提供档案资料复印件时，需经该城建档案管理机构法定代表人签名，并加盖该城建档案管理机构印章。档案资料复印件与原件具有同等的法律效力。　
　　第二十三条 城建档案管理机构向社会提供城建档案资料，可按照国家、省、市的有关规定收取一定费用。
　　各级政府因计划、规划、预测、决策需要和公、检、法机关办案确需查阅城建档案资料的，城建档案管理机构应无偿提供城建档案资料。　
　　建设单位利用本单位档案或者利用本单位捐赠、寄存的城建档案资料，城建档案管理机构不得收取任何费用。　　
　　第二十四条 在城市发生洪水、地震、爆炸等突发性事件时，城建档案管理机构应当根据需要及时提供馆藏城建档案资料。
　　第四章 法律责任
　　第二十五条 违反本办法规定，建设工程竣工验收后，建设单位未按规定移交建设项目档案的，由规划行政主管部门依据国务院《建设工程质量管理条例》第五十九条规定，责令改正，处1万元以上10万元以下的罚款。
　　第二十六条 建设单位违反本办法规定，未移交地下管线工程档案的，由规划行政主管部门依据建设部《城市地下管线档案管理办法》第十七条规定，责令改正，处1万元以上10万元以下的罚款，对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处单位罚款数额5%以上10%以下的罚款；因建设单位未移交地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，建设单位依法承担相应的责任。
　　第二十七条 地下管线专业管理单位未按照本办法规定，未移交地下管线工程档案的，由规划行政主管部门依据建设部《城市地下管线档案管理办法》第十八条规定，责令改正，处1万元以下的罚款；因地下管线专业管理单位未移交地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，地下管线专业管理单位依法承担相应的责任。
　　第二十八条 建设单位和施工单位未按照规定查询和取得施工地段的地下管线资料而擅自组织施工，损坏地下管线给他人造成损失的，应依法承担赔偿责任。
　　第二十九条 有下列行为之一的，由城建档案行政主管部门依据《城市建设档案管理规定》第13条规定，对直接负责的主管人员或其他直接责任人员给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
　　（一）无故延期或者不按规定归档报送的；　
　　（二）涂改、伪造档案的；　　
　　（三）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。　　
　　第五章 附 则
　　第三十条 本办法自2009年10月1日起施行。